Fleet management to angielski termin określający zarządzanie flotą samochodową. Niezależnie od liczby posiadanych ciężarówek utrzymanie pojazdów w ruchu krajowym lub międzynarodowym wymaga skrupulatnego wykonywania wielu czynności. Sprawdź, na czym polega zarządzanie flotą samochodów oraz co należy do obowiązków osoby zatrudnionej jako fleet manager.
Czym jest zarządzanie flotą?
Jednym z kluczowych obszarów funkcjonowania niemal każdej firmy transportowej jest zarządzanie flotą samochodową. Co to znaczy w praktyce? Do ogółu czynności składających się na skuteczny car fleet management należy m.in. utrzymanie floty pojazdów w odpowiedniej liczebności, stanie technicznym i z niezbędnym wyposażeniem. Warto pamiętać, że zarządzanie flotą samochodową to ciągły proces, który wymaga nie tylko analizy danych, lecz także wielu innych działań.
Na czym polega zarządzenie flotą? Pod względem formalnym jest to logistyczny proces dotyczący alokacji i przepływu środków transportu w przedsiębiorstwie. Czynności te powinny być wykonywane w uporządkowany i zaplanowany sposób. Sprawne zarządzanie flotą w logistyce ma niebagatelny wpływ na rentowność przedsiębiorstwa przewozowego, ponieważ pozwala na zachowanie pełnego potencjału transportowego, a także ogranicza ryzyko awarii bądź innych nagłych wydatków.
Czym zajmuje się fleet manager?
Fleet manager to osoba, która jest odpowiedzialna za zarządzenie flotą pojazdów. W zależności od branży, w której działa przedsiębiorstwo mogą być to dowolne samochody, choć w firmach transportowych są to zazwyczaj ciężarówki. U mniejszych przewoźników rolę specjalisty do obsługi floty często pełni właściciel. Jednak wraz ze wzrostem liczby posiadanych pojazdów warto rozważyć utworzenie osobnego stanowiska fleet managera, ponieważ liczba obowiązków związanych z obsługą floty jest znaczna.
Odpowiedź na pytanie, czym zajmuje się fleet manager, najłatwiej przedstawić na przykładzie cyklu życia samochodu ciężarowego w firmie transportowej. Pierwszym etapem jest wybór i konfiguracja pojazdu dopasowanego do profilu działalności firmy transportowej – np. wybór ciężarówki Mercedesa typu low deck w przypadku przewoźników wyspecjalizowanych w transporcie wysokich lub objętościowych towarów bądź zakup ciężarówki z dzienną kabiną, jeśli pojazd będzie wykorzystywany tylko w lokalnej dystrybucji. Zarządzanie flotą samochodową polega także na wyborze finansowania np. w postaci leasingu lub wynajmu długoterminowego. Konieczny jest także zakup polisy ubezpieczeniowej zapewniającej ochronę właściwą do wykonywanych usług.
Zanim nowa ciężarówka po raz pierwszy wyruszy w trasę, niezbędne jest zgłoszenie pojazdu do licencji transportowej oraz uzyskanie odpisu z tego dokumentu. Fleet manager musi także wyposażyć ciężarówkę we wszystkie niezbędne narzędzia pracy, takie jak smartfon, karta paliwowa, nawigacja GPS, druki CMR czy pokładowe urządzenia do pobierania opłat drogowych. W trakcie eksploatacji ciężarówki zarządzenie flotą polega m.in. na kontroli stanu technicznego pojazdu, opłaceniu wszystkich wymaganych należności oraz umawianiu czynności serwisowych. Jeśli zdarzy się np. wypadek lub stłuczka fleet manager zobowiązany jest do wykonania czynności niezbędnych w celu likwidacji szkody np. poprzez współpracę z przedstawicielami towarzystwa ubezpieczeniowego bądź warsztatu dokonującego naprawy powypadkowej.
W ostatnim etapie cyklu życia ciężarówki w firmie transportowej fleet managment polega na sprzedaży pojazdu wycofanego z użytkowania. Z uzyskanych tym sposobem środków możliwy jest zakup nowych pojazdów np. poprzez wpłatę początkową na nową ciężarówkę oraz opłacenie ubezpieczenia, czy programu serwisowego.
Jaki program do zarządzania flotą?
Zarządzenie flotą pojazdów w przedsiębiorstwie to złożony proces. Prowadzenie ewidencji użytkowania ciężarówek w formie papierowej w obecnych czasach nie jest zbyt wydajne. Aplikacje lub programy zintegrowane z telematyką pozwalają znacznie wygodniej i dokładniej wykonywać obowiązki fleet managera. Nowoczesne rozwiązania technologiczne wykorzystywane są też przez kierowców i dyspozytorów lub spedytorów w celu zapewnienia łatwej komunikacji.
Przykładem nowoczesnego narzędzia telematycznego jest Fleetboard oferowany w ciężarówkach marki Mercedes. Stały dostęp w czasie rzeczywistym do wielu danych dotyczących pojazdu umożliwia łatwe i wygodne planowanie m.in. czynności serwisowych lub napraw. Ponadto narzędzie to pozwala sprawdzać sposób jazdy kierowców. Dzięki zaawansowanym raportom fleet manager może łatwo kontrolować przestrzeganie przepisów oraz ekonomię jazdy. Telematyka ma więc niebagatelny wpływ na bezpieczeństwo oraz zużycie paliwa. Ten ostatni aspekt przekłada się bezpośrednio na rentowność wykonywanych zleceń transportowych. Często już niewielkie zmiany w stylu jazdy pozwalają zaoszczędzić znaczne kwoty na wydatkach związanych z zakupem np. oleju napędowego.